Déclaration préalable à l’embauche en ligne : simplifiez vos démarches

La déclaration préalable à l’embauche (DPAE) est une formalité obligatoire pour tout employeur avant d’embaucher un salarié. Depuis plusieurs années, il est possible de réaliser cette démarche en ligne, facilitant ainsi la vie des entreprises et des administrations. Dans cet article, nous vous proposons d’en apprendre davantage sur la DPAE en ligne : son fonctionnement, les avantages qu’elle représente et comment vous pouvez l’utiliser au mieux.

Qu’est-ce que la DPAE en ligne ?

La Déclaration préalable à l’embauche (DPAE) est un dispositif légal qui permet aux employeurs de déclarer auprès des organismes sociaux compétents (Urssaf, MSA…) l’embauche d’un nouveau salarié. Cette déclaration doit être réalisée dans les 8 jours précédant le début du contrat de travail.

Afin de simplifier cette démarche administrative, il est aujourd’hui possible de réaliser la DPAE en ligne grâce à des plateformes dédiées telles que le site officiel net-entreprises.fr ou via les sites des organismes sociaux concernés (Urssaf, MSA…). La procédure est alors entièrement dématérialisée, ce qui permet un gain de temps considérable et une meilleure traçabilité des informations.

Les avantages de la DPAE en ligne

Réaliser sa DPAE en ligne comporte plusieurs avantages pour les entreprises et les administrations :

• Gain de temps : la déclaration en ligne est plus rapide que la procédure papier, notamment grâce à la pré-saisie des informations déjà connues par l’organisme social.
• Fiabilité : le risque d’erreurs est réduit, car les informations sont directement transmises aux organismes sociaux sans intermédiaires.
• Disponibilité : la plateforme en ligne est accessible 24h/24 et 7j/7, permettant ainsi de réaliser sa DPAE à tout moment.
• Suivi : la traçabilité des informations est assurée, avec un accusé de réception immédiat et un historique des déclarations effectuées.

Comment réaliser sa DPAE en ligne ?

Pour effectuer une DPAE en ligne, il convient de suivre quelques étapes simples :

1. Inscription sur une plateforme dédiée (net-entreprises.fr ou site de l’organisme social concerné) : vous devrez renseigner les informations relatives à votre entreprise (SIRET, coordonnées…).
2. Création d’un compte utilisateur : vous recevrez un identifiant et un mot de passe pour accéder au service de DPAE en ligne. Il est recommandé de conserver ces informations précieusement.
3. Saisie des informations relatives à l’embauche du salarié : date d’embauche, type de contrat, durée du travail, etc. Certaines données peuvent être pré-remplies si elles sont déjà connues de l’organisme social.
4. Validation et envoi de la déclaration : une fois toutes les informations saisies, vous devrez valider et envoyer votre DPAE en ligne. Un accusé de réception vous sera alors transmis, attestant de la prise en compte de votre déclaration.

Les obligations liées à la DPAE

La DPAE est obligatoire pour tout employeur embauchant un salarié, qu’il s’agisse d’un contrat à durée indéterminée (CDI), d’un contrat à durée déterminée (CDD) ou d’un contrat temporaire. Elle doit être réalisée dans les 8 jours précédant le début du contrat de travail et permet notamment :

• d’informer l’organisme social compétent (Urssaf, MSA…) de l’embauche du salarié ;
• de s’assurer que le salarié est bien affilié au régime de sécurité sociale correspondant ;
• de prévenir la médecine du travail pour la réalisation des examens médicaux obligatoires.

Toutefois, certaines catégories de salariés ne sont pas concernées par cette obligation, comme les stagiaires, les apprentis ou encore les travailleurs indépendants.

En cas de non-respect de cette obligation, l’employeur s’expose à des sanctions financières pouvant aller jusqu’à 7 600 euros d’amende par salarié non déclaré, ainsi qu’à des sanctions pénales en cas de travail dissimulé.

En somme, la DPAE en ligne représente une véritable avancée pour les employeurs et les administrations en matière de simplification des démarches administratives. Grâce à cette procédure dématérialisée, les entreprises peuvent gagner du temps, améliorer la fiabilité des informations transmises et bénéficier d’un suivi clair et précis de leurs déclarations. Il est donc vivement recommandé d’adopter cette méthode pour toutes vos embauches à venir.